
Электронный документооборот: ответы на ключевые вопросы
Электронный документооборот: ответы на вопросы
Возможно ли внедрение сейчас?
Внедрение ЭДО возможно в любой момент.
Для внедрения ЭДО необходимо сделать следующие шаги:
- выбор поставщика услуг и тарифного плана
- оформление онлайн-заявки на подключение
- оплата счёта за услуги
- оформление электронной цифровой подписи (ЭЦП)
После подтверждения личности и получения ЭЦП Личный кабинет начинает работать в течение одного дня. Для получения ЭЦП сейчас доступна услуга выезда курьера к Клиенту.
Что требуется и сколько времени понадобится?
1. Оформление электронной подписи
Существуют несколько видов электронной подписи, которые могут использоваться для разных бизнес-задач – от участия в электронных торгах до работы на государственных порталах.
Мы рекомендуем использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, которая дает больше возможностей.
Возможны 2 варианта использования электронной подписи:
- установка на компьютере
- ЭЦП на flash-накопителе
Для выпуска ЭЦП необходим паспорт и СНИЛС. Обновление ЭЦП происходит ежегодно.
Подписание документов происходит в Личном кабинете на сайте провайдера услуг по электронному документообороту.
В некоторых случаях могут возникать конфликты с зарубежными системами безопасности и серверами, для их решения может понадобиться помощь ИТ-специалистов.
2. Подписка на систему электронного документооборота
Выбор системы и стоимость использования зависит от поставленных задачи и количества документов. Также необходимо обратить внимание на возможность и удобство интеграции с вашей учётной системой.
3. Сроки
Сроки перехода и организации процессов зависят от многих факторов, но в среднем процесс занимает около 2-х дней.
4. Обучение
Обычно достаточно короткого онлайн-обучения сотрудников на основе материалов провайдера.
Каким образом ЭДО повлияет на процессы?
Внедрение электронного документооборота в компании имеет ряд преимуществ как для внутреннего документооборота, так и при обмене документами с контрагентами.
Приводим некоторые из них:
- Возможна гибкая настройка ролей сотрудников: согласование, передача, одобрение. При этом только сотрудник с ЭЦП имеет право подписывать электронные документы.
- Сотрудники смогут подключаться к системе удаленно с любого устройства по индивидуальному логину и паролю. Это позволяет организовать подписание части документов в электронной форме без присутствия сотрудников в офисе.
- Внедрение ЭДО сводит к минимуму время на внутреннее согласование и обмен с контрагентами, исключает логистические расходы на передачу копий сторон.
- По каждому документу, поступающему в систему, можно настроить оповещения с информацией о статусе для контроля исполнения.
- Удобный поиск, возможна выгрузка документов (например, для предоставления по запросу налоговой).
- История изменений в документах сохраняется в системе.
От чего зависит стоимость?
Исходя из поставленных задач система позволяет:
- получать документы от поставщиков
или
- получать + отправлять документы своим клиентам
Стоимость зависит от нескольких факторов:
- количество документов, отправляемых клиентам
- бизнес-процессы в компании
- необходимость интеграции с другими учетными системами
- необходимость доработки стандартного функционала системы
В качестве дополнительной мотивации многие провайдеры ЭДО запустили специальные предложения о предоставлении доступа к системе и оформлении ЭЦП.
Контрагенты не хотят переходить на ЭДО, что делать?
Текущее законодательство всё больше ориентировано на перевод транзакций в электронную форму: многие участники рынка в обязательном порядке должны применять ЭДО (например, участники проектов по маркировке).
Более того, в текущих условия актуальность электронного обмена документами возросла в разы. Возможно, некоторые из ваших контрагентов уже запланировали переход или проводят его прямо сейчас. Поэтому мы рекомендуем рассмотреть данную возможность и для вашего бизнеса.