Электронный документооборот: ответы на ключевые вопросы

Поскольку большинство наших клиентов были вынуждены перейти на удалённый формат работы, нам часто поступают вопросы на тему электронного документооборота. Мы решили собрать их в одном месте и ответить на самые популярные.

Возможно ли внедрение сейчас?

Внедрение ЭДО возможно в любой момент.

Для внедрения ЭДО необходимо сделать следующие шаги:

• выбор поставщика услуг и тарифного плана
• оформление онлайн-заявки на подключение
• оплата счёта за услуги
• оформление электронной цифровой подписи (ЭЦП)

После подтверждения личности и получения ЭЦП Личный кабинет начинает работать в течение одного дня.  Для получения ЭЦП сейчас доступна услуга выезда курьера к Клиенту.

Что требуется и сколько времени понадобится?

1. Оформление электронной подписи

Существуют несколько видов электронной подписи, которые могут использоваться для разных бизнес-задач – от участия в электронных торгах до работы на государственных порталах.

Мы рекомендуем использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, которая дает больше возможностей.

Возможны 2 варианта использования электронной подписи:

• установка на компьютере
• ЭЦП на flash-накопителе

Для выпуска ЭЦП необходим паспорт и СНИЛС. Обновление ЭЦП происходит ежегодно.

Подписание документов происходит в Личном кабинете на сайте провайдера услуг по электронному документообороту.

В некоторых случаях могут возникать конфликты с зарубежными системами безопасности и серверами, для их решения может понадобиться помощь ИТ-специалистов.

2. Подписка на систему электронного документооборота

Выбор системы и стоимость использования зависит от поставленных задачи и количества документов. Также необходимо обратить внимание на возможность и удобство интеграции с вашей учётной системой.

3. Сроки

Сроки перехода и организации процессов зависят от многих факторов, но в среднем процесс занимает около 2-х дней.

4. Обучение

Обычно достаточно короткого онлайн-обучения сотрудников на основе материалов провайдера.

Каким образом ЭДО повлияет на процессы?

Внедрение электронного документооборота в компании имеет ряд преимуществ как для внутреннего документооборота, так и при обмене документами с контрагентами.

Приводим некоторые из них:

1. Возможна гибкая настройка ролей сотрудников: согласование, передача, одобрение. При этом только сотрудник с ЭЦП имеет право подписывать электронные документы.
2. Сотрудники смогут подключаться к системе удаленно с любого устройства по индивидуальному логину и паролю. Это позволяет организовать подписание части документов в электронной форме без присутствия сотрудников в офисе.
3. Внедрение ЭДО сводит к минимуму время на внутреннее согласование и обмен с контрагентами, исключает логистические расходы на передачу копий сторон.
4. По каждому документу, поступающему в систему, можно настроить оповещения с информацией о статусе для контроля исполнения.
5. Удобный поиск, возможна выгрузка документов (например, для предоставления по запросу налоговой).
6. История изменений в документах сохраняется в системе.

От чего зависит стоимость?

Исходя из поставленных задач система позволяет:

• получать документы от поставщиков

или

• получать + отправлять документы своим клиентам

Стоимость зависит от нескольких факторов:

• количество документов, отправляемых клиентам
• бизнес-процессы в компании
• необходимость интеграции с другими учетными системами
• необходимость доработки стандартного функционала системы

В качестве дополнительной мотивации многие провайдеры ЭДО запустили специальные предложения о предоставлении доступа к системе и оформлении ЭЦП.

Контрагенты не хотят переходить на ЭДО, что делать?

Текущее законодательство всё больше ориентировано на перевод транзакций в электронную форму: многие участники рынка в обязательном порядке должны применять ЭДО (например, участники проектов по маркировке).

Более того, в текущих условия актуальность электронного обмена документами возросла в разы. Возможно, некоторые из ваших контрагентов уже запланировали переход или проводят его прямо сейчас. Поэтому мы рекомендуем рассмотреть данную возможность и для вашего бизнеса.

Задайте интересующие Вас вопросы