Организационная устойчивость: как работать в незнакомых условиях

В то время как Covid-19 продолжает распространяться по всему миру, многие компании находятся в поиске путей развития бизнеса, чтобы клиенты оставались довольны, а сотрудники - продуктивны. В связи с пандемией мы обратились к нашей команде по организационной устойчивости с вопросом, что могут сделать лидеры, чтобы обеспечить безопасность своих сотрудников и функционирование бизнеса.

Какие меры могут быть приняты в первую очередь?

Убедитесь, что сотрудники знают, что компания делает все возможное, чтобы защитить их здоровье и здоровье их семей. Команда будет работать эффективнее в условиях пандемии, если её члены, а также их семьи будут чувствовать себя защищенными. Эффективное планирование профилактики здоровья и обеспечение безопасности сотрудников включает в себя проведение определенных мероприятий в области санитарно-гигиенического просвещения, мониторинг и организацию подготовки сотрудников, а также укрепление партнерских отношений с местными службами неотложной медицинской помощи и учреждениями общественного здравоохранения.

Это также включает в себя защиту критически важных объектов снабжения, обеспечение охраны пустующих офисов, производственных объектов, а также защиту от социальной дезорганизации.

В то же время необходимо сохранять спокойствие и сообщить своим сотрудникам, что у компании есть план реагирования на такого рода события и она немедленно приступит к его реализации. Если у вас есть инструкции, не пытайтесь выполнять какие-либо действия, выходящие за их рамки, за исключением случаев угрозы жизни и здоровью сотрудников.

Каким коммерческим расчетам необходимо отдать приоритет руководителю?

Большинству компаний следует начать с анализа своего денежного потока: разработать стратегию и план, основанные на различных сценариях в зависимости от того, как долго может продолжаться сбой в бизнес-процессах и с какой именно проблемой с коммерческой точки зрения столкнулся ваш бизнес.

Изучите, что возможно сделать в рамках вашей экосистемы:

  • Ознакомьтесь со льготами, предоставляемыми местными органами власти и профсоюзами, и подайте заявку на их получение.
  • Проанализируйте текущую дебиторскую задолженность (если применимо) и запросите оплату.
  • Составьте список поставщиков, которым вам необходимо произвести оплату, и обсудите с ними проведение необходимых и менее приоритетных платежей.
  • Подготовьте прогнозы движения денежных средств на 13 и 26 недель и обсудите пересмотр дат с банком.
  • Подготовьте анализ прямых и косвенных расходов.
  • Исключите несущественные расходы.
  • Подайте заявку на получение дополнительных средств или воспользуйтесь средствами, имеющимися в вашем распоряжении.
  • Если это возможно, постарайтесь найти альтернативные способы получения дохода: например, производители могут переориентироваться на изготовление респираторов, а рестораны – доставлять продукты питания в удвоенном объеме.

Как поддерживать мотивацию сотрудников?  

По возможности организуйте удаленную работу сотрудников. Если это невозможно, определите, являются ли их функции критически важными для осуществления бизнес-операций. Если это не так, переведите их на удаленный режим работы, но предложите альтернативные способы вовлечения: провести исследование в своей области, организовать тренинг или стать частью команды по коммуникациям в условиях пандемии.

Чтобы поддержать моральный дух сотрудников, не рассылайте ежедневные электронные письма или сообщения со статистикой заражения (это может оказать огромное психологическое воздействие на людей, особенно если они живут одни). Кроме того, они могут использовать интернет для поиска информации о пандемии. Вместо этого, предоставьте ссылку на портал, где сотрудники смогут просматривать информацию о принятых компанией мерах в связи с пандемией.

Определите ключевые проблемы коммуникации

В нынешней ситуации наличие лидеров играет очень важную роль. Руководители должны быть доступны для связи насколько это возможно, чтобы нивелировать дистанцию между членами команды.

В то время как лидеры, безусловно, могут сориентировать по наиболее эффективным способам коммуникации, необходимо приложить все усилия для того, чтобы как можно скорее выходить на связь независимо от канала взаимодействия. В случае, если руководитель не может ответить на запрос, он должен предоставить четкие и понятные сроки ответа. Если руководители не получают обратной связи от членов команды, им необходимо проявить инициативу и связаться с командой самостоятельно.

Некоторые офисы Mazars создали онлайн-платформы, где люди могут делиться идеями и советами по психологической и физической самопомощи. Кроме того, данные площадки можно использовать для освещения ряда достижений компании при удаленной работе.

Как руководители могут подготовиться к долговременным сбоям в бизнес-процессах?

Если у компании есть план по обеспечению непрерывности бизнеса, его необходимо реализовать. Это активизирует важнейшие бизнес-процессы, необходимые для функционирования бизнеса. Кроме того, регулярно общайтесь с сотрудниками, которые работают удаленно: спросите, как у них дела, какое у них настроение и здоровы ли их родные и близкие; поощряйте сотрудников сообщать о любых изменениях состояния здоровья незамедлительно; разработайте механизм мониторинга, который позволит компании своевременно получать информацию о состоянии вашего персонала.

Что касается операционных аспектов, лидеры должны выделить время на моделирование различных сценариев денежных потоков и, по возможности, отложить стратегическое инвестирование и принятие сложных командных решений.

Если сохраняется ощущение, что период работы в удалённом режиме превысит по срокам ваш текущий план по обеспечению непрерывности бизнеса, следует учесть:

  • Изменения в политике предоставления отпусков, ослабление ограничений, таких как предоставление свободного времени для посещения врача.
  • Программа совместного использования отпуска для сотрудников, у которых нет достаточного количества дней отпуска, чтобы покрыть отсутствие.
  • Сокращение рабочей недели: сокращенный рабочий день в пятницу, альтернативные графики работы (четыре 10-часовых дня или 80 часов в течение девяти дней). Убедитесь, что у сотрудников есть то, что им нужно для работы в новых условиях, включая программы помощи сотрудникам и политику открытых дверей со стороны руководства.

В то время как прогнозы на сегодняшний день варьируются, руководителям следует учитывать в своих расчетах возможность внутренней и даже глобальной рецессии.

Каких распространенных ошибок следует избегать в настоящее время?

Не реагируйте поспешно: обратитесь к планам компании по урегулированию кризиса или пандемии для получения инструкций о том, как бороться с кризисом; обеспечьте спокойствие сотрудников. Не вносите кардинальных изменений в то, как компания ведет бизнес - незначительные корректировки окажут большее влияние и их будет легче контролировать.

Самая большая ошибка может заключаться в том, что руководство организации думает, что уже сталкивалось с подобным, однако каждое событие уникально. Компаниям необходимо признавать ситуации, когда им может понадобиться помощь, и обратиться за советом к экспертам в данной области.

Наконец, примите во внимание как краткосрочную, так и долгосрочную перспективу: компания должна работать с тем, что возможно осуществить в краткосрочной перспективе, но не стоит забывать о своих долгосрочных целях: вы вернетесь к их реализации, когда придет время.

Авторы:

  • Alisha Jernack, Senior Manager, Mazars USA
  • Cary Jasgur, Manager, Mazars USA

Документы

Organisational Resilience 10 Steps

Organisational Resilience 10 Steps

Pandemic Event Organisational Preparedness

Pandemic Event Organisational Preparedness