Электронный документооборот

Поскольку большинство наших клиентов были вынуждены перейти на удалённый формат работы, нам часто поступают вопросы на тему электронного документооборота. Мы решили собрать их в одном месте и ответить на самые популярные.

Возможно ли внедрение сейчас?

Внедрение ЭДО возможно в любой момент.

Для внедрения ЭДО необходимо сделать следующие шаги:

  • выбор поставщика услуг и тарифного плана
  • оформление онлайн-заявки на подключение
  • оплата счёта за услуги
  • оформление электронной цифровой подписи (ЭЦП)

После подтверждения личности и получения ЭЦП Личный кабинет начинает работать в течение одного дня.  Для получения ЭЦП сейчас доступна услуга выезда курьера к Клиенту.

Что требуется и сколько времени понадобится?

1. Оформление электронной подписи

Существуют несколько видов электронной подписи, которые могут использоваться для разных бизнес-задач – от участия в электронных торгах до работы на государственных порталах.

Мы рекомендуем использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, которая дает больше возможностей.

Возможны 2 варианта использования электронной подписи:

  • установка на компьютере
  • ЭЦП на flash-накопителе

Для выпуска ЭЦП необходим паспорт и СНИЛС. Обновление ЭЦП происходит ежегодно.

Подписание документов происходит в Личном кабинете на сайте провайдера услуг по электронному документообороту.

В некоторых случаях могут возникать конфликты с зарубежными системами безопасности и серверами, для их решения может понадобиться помощь ИТ-специалистов.

2. Подписка на систему электронного документооборота

Выбор системы и стоимость использования зависит от поставленных задачи и количества документов. Также необходимо обратить внимание на возможность и удобство интеграции с вашей учётной системой.

3. Сроки

Сроки перехода и организации процессов зависят от многих факторов, но в среднем процесс занимает около 2-х дней.

4. Обучение

Обычно достаточно короткого онлайн-обучения сотрудников на основе материалов провайдера.

Каким образом ЭДО повлияет на процессы?

Внедрение электронного документооборота в компании имеет ряд преимуществ как для внутреннего документооборота, так и при обмене документами с контрагентами.

Приводим некоторые из них:

  1. Возможна гибкая настройка ролей сотрудников: согласование, передача, одобрение. При этом только сотрудник с ЭЦП имеет право подписывать электронные документы.
  2. Сотрудники смогут подключаться к системе удаленно с любого устройства по индивидуальному логину и паролю. Это позволяет организовать подписание части документов в электронной форме без присутствия сотрудников в офисе.
  3. Внедрение ЭДО сводит к минимуму время на внутреннее согласование и обмен с контрагентами, исключает логистические расходы на передачу копий сторон.
  4. По каждому документу, поступающему в систему, можно настроить оповещения с информацией о статусе для контроля исполнения.
  5. Удобный поиск, возможна выгрузка документов (например, для предоставления по запросу налоговой).
  6. История изменений в документах сохраняется в системе.

От чего зависит стоимость?

Исходя из поставленных задач система позволяет:

  • получать документы от поставщиков

или

  • получать + отправлять документы своим клиентам

Стоимость зависит от нескольких факторов:

  • количество документов, отправляемых клиентам
  • бизнес-процессы в компании
  • необходимость интеграции с другими учетными системами
  • необходимость доработки стандартного функционала системы

В качестве дополнительной мотивации многие провайдеры ЭДО запустили специальные предложения о предоставлении доступа к системе и оформлении ЭЦП.

Контрагенты не хотят переходить на ЭДО, что делать?

Текущее законодательство всё больше ориентировано на перевод транзакций в электронную форму: многие участники рынка в обязательном порядке должны применять ЭДО (например, участники проектов по маркировке).

Более того, в текущих условия актуальность электронного обмена документами возросла в разы. Возможно, некоторые из ваших контрагентов уже запланировали переход или проводят его прямо сейчас. Поэтому мы рекомендуем рассмотреть данную возможность и для вашего бизнеса.

Задайте интересующие Вас вопросы

* поля, обязательные для заполнения

СОГЛАСИЕ СУБЪЕКТА НА ОБРАБОТКУ ЕГО ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Я согласен на обработку моих персональных данных АО «Мазар» (юридический адрес: этаж 2, комната 3, Нижний Сусальный переулок, дом 5, строение 19, 105064, Москва), ООО «Мазар Аудит» (юридический адрес: этаж 2, комната 12, Нижний Сусальный переулок, дом 5, строение 19, 105064, Москва), далее вместе именуемыми “Мазар Россия”, когда я:
(1) посещаю сайт Мазар Россия и использую его функционал;
(2) Кликаю ячейку “Я согласен” при заполнении веб-форм Мазар Россия;
Настоящим согласием я даю разрешение Мазар Россия на обработку моих персональных данных, указанных в соответствующей веб-форме Мазар Россия, а также полученных при посещении мной сайта Мазар Россия и использовании его функционала.
Мазар Россия вправе использовать мои персональные данные для достижения одной или нескольких целей:
(1) обработки моих запросов (предложения, отзывы, жалобы, подтверждения), включая передачу моих запросов фирмам-членам Mazars https://www.mazars.com/Home/About-us/Serving-our-clients-worldwide, к которым они относятся, а также для предоставления информационной поддержки;
(2) составления базы данных подписки на информационные рассылки Мазар Россия и иными фирмами-членами Mazars, направления информации о событиях, которые организует Мазар Россия и/или иные фирмы-члены Mazars, а также для проведения опросов Мазар Россия и Mazars;
(3) направления Мазар Россия или иными фирмами-членами Mazars предложений об оказании услуг.
Я согласен на обработку моих персональных данных как с использованием средств автоматизации, так и неавтоматизированным способом, в частности, на получение моих персональных данных указанными выше способами, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, уничтожение или удаление моих персональных данных.
Мазар Россия вправе передавать мои персональные данные исключительно фирмам-членам Mazars, включая трансграничную передачу моих персональных данных в страны, которые не обеспечивают адекватную защиту прав субъектов персональных данных.
Мои персональные данные, в отношении которых я предоставляю согласие на их обработку, могут включать:
(1) Имя, фамилия, отчество;
(2) Наименование работодателя;
(3) Должность;
(4) Контактный адрес электронной почты;
(5) Контактный номер телефона
(6) Иные контактные данные, которые я пожелаю предоставить Мазар Россия.

Настоящее Согласие действует с момента его предоставления и до его отмены** .

**Вы можете отозвать данное Согласие в соответствии со статьей 9 Федерального закона No. 152-ФЗ “О персональных данных” от 27.07.2006 путем направления письменного уведомления в Мазар Россия.

Хотите узнать больше?